Afin de me­ner une ac­ti­vité de conseils, j’ai monté une EURL. Une comp­ta­bi­lité à jour est une des obli­ga­tions ma­jeures pour une en­treprise.

Dans le monde libre, il existe plu­sieurs so­lu­tions pour faire de la comp­ta­bi­lité d’en­tre­prise. Cela va de sys­tèmes plu­tôt simples comme GnuCash à des sys­tèmes très com­pli­qués comme OpenERP. Jo­na­than Cor­bet, l’édi­teur de LWN a écrit un ar­ticle as­sez in­té­res­sant sur l’état des lo­gi­ciels de comp­ta­bi­lité libres pour pe­tites en­tre­prises. Sa conclu­sion était qu’il n’exis­tait rien qui rem­plisse ses be­soins. Il a tou­te­fois ap­pré­cié Led­ger, un sys­tème qui se ma­ni­pule en ligne de com­mande et à tra­vers un édi­teur de texte clas­sique. Il y a consa­cré un article.

J’ai pour ma part opté pour GnuCash. Il existe un peu de lit­té­ra­ture sur le su­jet, avec no­tam­ment le livre as­sez com­plet Gnu­cash 2.4 Small Bu­si­ness Ac­coun­ting. La très grande ma­jo­rité des res­sources est orien­tée vers la comp­ta­bi­lité dans les pays an­glo-saxons. La comp­ta­bi­lité en France uti­lise des codes très dif­férents.

Je pro­pose donc de li­vrer mon ex­pé­rience sur GnuCash dans le cadre suivant :

• Ges­tion d’une EURL.
• Pas de sa­la­riés. Étant gé­rant ma­jo­ri­taire, je me verse une in­dem­nité et non un salaire.
• Ac­ti­vité de conseil en in­for­ma­tique. Ni stock, ni mar­chandise.
• Im­pôt sur les so­cié­tés au réel sim­pli­fié. TVA au réel sim­pli­fié également.

Dans ce cadre, GnuCash est une so­lu­tion tout à fait va­lable pour les opé­ra­tions cou­rantes. Il a quelques la­cunes mais ef­fec­tue glo­ba­le­ment bien son bou­lot. Il dis­pose de plus d’une ges­tion des clients et des four­nis­seurs plu­tôt cor­recte. Il peut sor­tir tout un tas de rap­ports plus laids les uns que les autres.

Les opé­ra­tions de fin d’an­née sont par contre une autre paire de manches. Il y a non seule­ment la com­plexité comp­table mais éga­le­ment toutes les dé­marches ad­mi­nis­tra­tives. Il me semble pré­fé­rable de confier celles-ci à un comp­table¹ et donc de vé­ri­fier que ce­lui-ci ac­cep­tera les don­nées is­sues de GnuCash.

À no­ter que je ne suis pas comp­table et donc cer­tains conseils peuvent être erronés.

Introduction à la comptabilité#

La comp­ta­bi­lité est un ou­til per­met­tant de re­cen­ser et d’éva­luer tous les évè­ne­ments qui in­fluent sur la va­leur de l’en­tre­prise. Un évè­ne­ment, cela peut être l’émis­sion d’une créance vers un client, l’achat d’une agra­feuse, le re­cou­vre­ment de la TVA col­lec­tée ou le don d’un trac­teur agricole.

Comptabilité en partie double#

En en­tre­prise, la comp­ta­bi­lité s’ef­fec­tue en par­tie double:

La comp­ta­bi­lité en par­tie double est la base du sys­tème comp­table uti­lisé par toutes les en­tre­prises et or­ga­ni­sa­tions. Elle est fon­dée sur l’idée se­lon la­quelle les opé­ra­tions et la si­tua­tion fi­nan­cière d’une or­ga­ni­sa­tion peuvent être re­pré­sen­tées par des comptes. Chaque compte contient l’his­to­rique des mo­di­fi­ca­tions de la va­leur mo­né­taire d’un as­pect par­ti­cu­lier de l’or­ga­ni­sa­tion. On parle de par­tie double quand l’en­re­gis­tre­ment d’écri­ture est ins­crit dans deux comptes (au moins) : un compte dé­bité, et un compte crédité.

Pour chaque évè­ne­ment, il faut cré­di­ter un cer­tain nombre de comptes et en dé­bi­ter d’autres. De plus, le to­tal des cré­dits doit être égal au to­tal des débits.

La no­tion de dé­bit et de cré­dit est as­sez com­pli­quée à ap­pré­hen­der et peu in­tui­tive. Ainsi, pour ache­ter une agra­feuse, on va cré­di­ter le compte ban­caire et dé­bi­ter le compte re­cen­sant les pe­tits achats. Un évè­ne­ment im­plique tou­jours une res­source et un em­ploi. La res­source per­met de fi­nan­cer l’em­ploi. Elle est tou­jours mar­quée au cré­dit d’un compte alors que l’em­ploi est tou­jours mar­qué au dé­bit. Dans notre exemple d’agra­feuse, l’achat se fait avec l’ar­gent du compte en banque qui est une res­source et il faut donc cré­di­ter le compte. In­ver­se­ment, quand on vend une pres­ta­tion à un client, la res­source est la pres­ta­tion et l’em­ploi est le client. Il faut donc dé­bi­ter le compte du client et cré­di­ter le compte des pres­tations.

Si vous êtes déjà per­dus ici, pas de pa­nique. L’im­por­tant est d’être at­ten­tif aux exemples. De plus, GnuCash uti­lise par dé­faut des termes plus com­pré­hen­sibles se­lon le type de compte (mais par­fois mal fran­ci­sés), à moins de choi­sir dans les pré­fé­rences d’uti­li­ser la ter­mi­no­lo­gie comptable.

Chaque opé­ra­tion donne lieu à une écri­ture comp­table qui va concer­ner un ou plu­sieurs comptes. Sur pa­pier, il fal­lait écrire la même opé­ra­tion dans chaque compte. Pro­fi­tant des pro­grès en in­for­ma­tique de ces der­nières an­nées, GnuCash gère cela tout seul. Si, si. Voici à quoi res­semble notre achat d’agrafeuse² :

Cette tran­sac­tion a mis en jeu trois comptes. L’écri­ture va donc se trou­ver sur les trois comptes à la fois.

• Le compte ban­caire de l’en­tre­prise qui a été cré­dité de 35,88 € qui est le prix toutes taxes com­prises de notre agra­feuse. Le cré­dit de ce compte pro­voque un re­trait de l’ar­gent qui s’y trou­vait et donc un ap­pau­vris­se­ment de l’en­treprise.
• Le compte re­cen­sant les achats de pe­tit ma­té­riel. Il a été dé­bité de 30,00 € qui cor­res­pond au prix hors taxes de l’agra­feuse. Il s’agit d’une charge pour l’en­tre­prise. L’agra­feuse ne rentre pas dans le pa­tri­moine de l’en­treprise.
• Le compte re­cen­sant la TVA que l’on peut dé­duire de notre pro­chaine dé­cla­ra­tion. L’État de­vient alors dé­bi­teur de la somme de 5,88 € qu’il de­vra nous rem­bour­ser lors de la pro­chaine dé­claration.

On re­marque que la somme des dé­bits est égal à la somme des cré­dits. C’est obli­ga­toire. Pour toute écri­ture, la ba­lance doit être équilibrée.

Plan comptable général#

Main­te­nant que vous avez va­gue­ment com­pris com­ment mar­chait une écri­ture comp­table, vous vous de­man­dez peut-être quels sont les comptes qu’il faut uti­li­ser. Le sys­tème comp­table fran­çais dé­fi­nit très pré­ci­sé­ment les comptes à uti­li­ser dans le plan comp­table général.

Il existe en fait trois plans comptables :

1. le sys­tème de base,
2. le sys­tème abrégé com­pre­nant moins de comptes,
3. le sys­tème dé­ve­loppé com­pre­nant plus de comptes.

Le sys­tème à choi­sir dé­pend de la taille de l’en­tre­prise. On choi­sit gé­né­ra­le­ment le sys­tème cor­res­pon­dant au bi­lan et au compte de ré­sul­tat de­mandé par les im­pôts en fin d’exer­cice. Pour une so­ciété au réel sim­pli­fié, il est pos­sible d’op­ter pour le sys­tème abrégé. Le plan comp­table gé­né­ral est dis­po­nible sur le site de l’au­to­rité des normes comp­tables. Il fait plus de 400 pages. L’ar­ticle cor­res­pon­dant de Wi­ki­pé­dia four­nit la liste des comptes.

Chaque compte est iden­ti­fié par un nombre. Le pre­mier chiffre in­dique la classe du compte :

1. Les comptes de ca­pi­taux (ca­pi­taux propres, em­prunts).
2. Les comptes d’im­mo­bi­li­sa­tion (peu uti­li­sés dans notre cas).
3. Les comptes de stocks et d’en-cours (peu uti­li­sés éga­lement).
4. Les comptes de tiers (les four­nis­seurs, les clients, l’État, vous).
5. Les comptes fi­nan­ciers (le compte en banque).
6. Les comptes de charges (ce qui ap­pau­vrit votre en­treprise).
7. Les comptes de pro­duits (ce qui en­ri­chit votre en­treprise).

Les cinq pre­mières classes de comptes sont les comptes de bi­lan. Ils per­mettent de sa­voir ce que votre en­tre­prise pos­sède (l’ac­tif et le pas­sif) à tout mo­ment. Les deux der­nières classes sont les comptes de ré­sul­tat. Ils sont re­mis à zéro après chaque exer­cice. Ils per­mettent no­tam­ment de connaître le ré­sul­tat d’une en­tre­prise sur un exercice.

Parmi les comptes les plus im­por­tants, on notera :

Il en existe bien d’autres. Si un compte dis­pose d’un sous-compte, il faut uti­li­ser uni­que­ment l’un des sous-comptes.

GnuCash n’a pas le plan comp­table gé­né­ral parmi les plans comp­tables pro­po­sés par dé­faut. Vous pou­vez soit té­lé­char­ger le plan comp­table mis à dis­po­si­tion par Vincent Laure, soit té­lé­char­ger le plan comp­table que j’uti­lise qui cor­res­pond au sys­tème abrégé avec quelques comptes sup­plé­men­taires et cer­tains comptes re­ti­rés. Il com­prend éga­le­ment un compte four­nis­seur et deux comptes clients dont l’un en de­vises amé­ricaines.

Écritures comptables#

Pour chaque écri­ture comp­table, il faut connaître les comptes à dé­bi­ter et les comptes à cré­di­ter. Gé­né­ra­le­ment, cela n’a pas grand chose à voir avec GnuCash. Il est donc pos­sible de se ré­fé­rer à l’abon­dante lit­té­ra­ture sur le su­jet ainsi qu’aux nom­breux fo­rums spé­cia­li­sés dans la comp­tabilité.

Gé­né­ra­le­ment, je fais une re­cherche pré­fixée par « écri­ture comp­table » pour trou­ver mon bon­heur. Je re­garde les deux ou trois pre­mières ré­ponses pour me faire une idée. Les nu­mé­ros de comptes in­di­qués sont gé­né­ra­le­ment à cinq chiffres. Il n’est pas né­ces­saire de créer le compte exact : il suf­fit d’uti­li­ser le compte du sys­tème abrégé ayant le même préfixe.

Il est cru­cial de ne pas s’em­mê­ler avec les dé­bits et les cré­dits. Dans une re­pré­sen­ta­tion en co­lonnes, les dé­bits sont tou­jours dans la co­lonne de gauche. Les cré­dits sont dans la co­lonne de droite.

En­fin, GnuCash pro­pose d’as­so­cier un nu­méro à chaque re­quête. Je scanne chaque pièce jus­ti­fi­ca­tive et in­dique son nu­méro et une des­crip­tion dans le nom de fichier.

Opérations de création#

La créa­tion de l’en­tre­prise en­traîne un cer­tain nombre d’écri­tures. Il est im­por­tant de no­ter que les écri­tures ne peuvent pas être an­té­rieures à la créa­tion de l’en­treprise.

Capital initial#

L’ap­port du ca­pi­tal ini­tial se fait en deux fois. Chaque as­so­cié fait d’abord une pro­messe d’ap­port en ca­pi­tal. Il de­vient alors dé­bi­teur du ca­pi­tal pro­mis sur un compte dé­dié à cet ef­fet. En­suite, lorsque l’ar­gent ar­rive sur le compte de l’en­tre­prise, l’as­so­cié est cré­dité de cet apport.

Publication de l’annonce légale#

Une des étapes de la créa­tion d’en­tre­prise est la pu­bli­ca­tion d’une an­nonce lé­gale. Gé­né­ra­le­ment, un as­so­cié avance l’ar­gent et est rem­boursé après la création.

Dépôt des statuts au greffe#

Le dé­pôt des sta­tuts au greffe suit la même logique.

Opérations courantes#

Les opé­ra­tions cou­rantes im­pli­quant un flux fi­nan­cier cré­ditent soit le compte ban­caire de l’en­tre­prise (512) ou ce­lui de l’as­so­cié (455). Dans ce sens, c’est gé­né­ra­le­ment in­ter­chan­geable. L’as­so­cié peut être cré­dité de l’ar­gent que l’en­tre­prise lui doit par une écri­ture dé­bi­tant le compte de l’en­treprise :

Repas du midi#

Une écri­ture cou­rante est le rem­bour­se­ment du re­pas du midi. Il y a beau­coup de théo­ries à ce su­jet. Il peut y avoir un pla­fond (en­vi­ron 17 €), une somme for­fai­taire à dé­duire (en­vi­ron 4 €) et la dé­duc­ti­bi­lité ou non de la TVA. À no­ter que le paie­ment d’une somme for­fai­taire pour le re­pas de midi ne semble pas ad­mise. Tout re­pas doit ve­nir avec un jus­ti­ficatif.

Pour ma part, je n’ap­plique au­cun pla­fond, je ne dé­duis au­cune somme for­fai­taire mais je ne dé­duis pas la TVA, à moins qu’il s’agisse d’une in­vi­ta­tion. Je paie tou­jours avec ma carte de cré­dit per­sonnelle.

Indemnités kilométriques#

Si vous vous dé­pla­cez avec votre vé­hi­cule per­son­nel, vous pou­vez vous ver­ser des in­dem­ni­tés ki­lo­mé­triques. Si le tra­jet est ré­gu­lier, il semble qu’il n’est pas né­ces­saire de te­nir un jour­nal des dé­pla­ce­ments. À no­ter que le ba­rème évo­lue chaque an­née et dé­pend de la dis­tance par­cou­rue dans l’an­née. Dans le cas de tra­jets ré­gu­liers, je ne fais qu’une seule écri­ture par mois.

Le train, l’avion, le taxi, les voi­tures de lo­ca­tion se notent de la même fa­çon. À no­ter dans ce cas qu’il n’est ja­mais pos­sible de ré­cu­pé­rer la TVA sur un trans­port de personnes.

Abonnements téléphoniques & ADSL#

S’il y a usage pro­fes­sion­nel, il est pos­sible de se faire rem­bour­ser tout ou par­tie d’un abon­ne­ment té­lé­pho­nique ou ADSL. Il fau­dra pou­voir jus­ti­fier de l’usage pro­fes­sion­nel. Cer­tains in­di­quant que la TVA n’est nor­ma­le­ment dé­duc­tible que si la fac­ture est au nom de l’en­tre­prise. Per­son­nel­le­ment, je la dé­duis tout de même.

Je fais pas­ser de la même fa­çon les abon­ne­ments à des ser­vices Web comme Ama­zon ou l’achat de noms de domaine.

Autres frais déductibles#

Si le siège de votre en­tre­prise est votre do­mi­cile, il est éga­le­ment pos­sible de dé­duire au pro­rata de la sur­face utilisée :

• une par­tie du loyer (je ne fais pas) ;
• une par­tie des fac­tures EDF, d’eau, des charges lo­ca­tives (compte 6061) ;
• une par­tie de l’as­su­rance lo­ca­tive (compte 616) ;
• une par­tie de la taxe d’ha­bi­ta­tion (compte 635).

Achats divers#

Pour l’achat d’un bou­quin, il faut uti­li­ser le compte 6181. Pour l’achat d’une four­ni­ture ou d’un ma­té­riel dont la va­leur n’ex­cède pas 500 €, il faut uti­li­ser le compte 6063. Je vous ren­voie à l’exemple de l’agra­feuse en in­tro­duction.

Voici un autre exemple avec des frais de ports :

Pour les mon­tants su­pé­rieurs à 500 €, l’achat de­vient une im­mo­bi­li­sa­tion et non une charge. Il faut de plus en gé­rer l’amor­tissement.

Facturation et paiement d’un client#

La prin­ci­pale source de re­ve­nus pro­vient nor­ma­le­ment des paie­ments des clients. Il y a deux étapes :

1. Il faut d’abord adres­ser une fac­ture au client. Ce­lui-ci est alors dé­bi­teur du mon­tant demandé.
2. Quelques jours, mois, an­nées plus tard, le client paie. On cré­dite alors son compte et s’il a payé exac­te­ment la somme fac­tu­rée, son solde de­vient nul.

Les deux opé­ra­tions n’ont gé­né­ra­le­ment pas lieu à la même date. Chaque client dis­pose de son propre compte sous le compte 411 : il ne faut pas uti­li­ser di­rec­te­ment le compte 411.

On ef­fec­tue de plus la col­lecte de la TVA pour l’État. Si le client est un pro­fes­sion­nel, il ré­cu­pé­rera la TVA de son côté. Si le client se trouve dans l’Union Eu­ro­péenne et qu’il four­nit un nu­méro de TVA in­tra­com­mu­nau­taire, il n’est pas né­ces­saire de lui faire payer la TVA. Si­non, la TVA fran­çaise s’ap­plique. Il semble être d’usage d’uti­li­ser un compte spé­cial (7062 au lieu de 706) dans ce cas. S’il est hors Union Eu­ro­péenne, les pres­ta­tions de ser­vice sont exo­né­rées de TVA.

GnuCash dis­pose d’un mo­dule d’édi­tion des fac­tures qui fait as­sez bien son bou­lot. Je n’uti­lise tou­te­fois pas la pos­si­bi­lité d’im­pri­mer la fac­ture. Le rendu est as­sez dé­so­lant et je pré­fère donc faire mes fac­tures ma­nuel­le­ment avec LaTeX.

GnuCash gère aussi la TVA, mais de ma­nière par­tielle. L’en­tre­prise n’est re­de­vable de la TVA qu’au mo­ment du paie­ment. Au mo­ment de la fac­tu­ra­tion, la TVA est pla­cée dans un compte de ré­gu­la­ri­sa­tion (4458). GnuCash va cal­cu­ler au­to­ma­ti­que­ment la TVA et pla­cer l’écri­ture sui­vante au mo­ment de va­li­der la facture :

Par contre, au mo­ment du paie­ment, il va sim­ple­ment cré­di­ter le compte du client et dé­bi­ter le compte en banque. Il faut alors pen­ser à ajou­ter ma­nuel­le­ment le trans­fert de la TVA au cré­dit du compte de la TVA col­lec­tée (4457). L’écri­ture du paie­ment res­semble à ceci :

Facturation avec des devises étrangères#

Si votre client vous paie en de­vises étran­gères, les choses se com­pliquent énor­mé­ment. En ef­fet, votre client va dis­po­ser dans votre sys­tème d’un compte en dol­lars (par exemple). Mais tous vos autres comptes sont en eu­ros. GnuCash gère cette si­tua­tion en per­met­tant d’in­di­quer un taux de change. Voici l’écri­ture qui ap­pa­raî­tra dans le compte du client :

GnuCash va vous de­man­der le taux de change ac­tuel. Du coup, dans le compte 706, vous verrez :

Au mo­ment du paie­ment, les choses se com­pliquent. Votre client vous paie 1000 $. Tou­te­fois, ce ne sont pas 767 € qui ar­rivent sur votre compte, mais seule­ment 738 €. En ef­fet, au mo­ment du paie­ment, le taux de change a évo­lué. Vous avez alors une perte de change. Cette perte va s’ins­crire au compte 666. S’il y avait eu gain, ce se­rait le compte 766.

Une fa­çon simple de gé­rer le pro­blème est de pas­ser l’écri­ture en eu­ros de cette façon :

Il faut alors réuti­li­ser le taux de change ini­tial. De cette fa­çon, on ob­tient dans le compte du client :

Le pro­blème de de­vises peut aussi se po­ser pour l’achat de ser­vices. Tou­te­fois, si la va­leur est as­sez faible, il me semble plus simple de pas­ser ces ser­vices sous forme d’une charge en euros.

Facturation d’un fournisseur#

Si vous ache­tez des pres­ta­tions à un four­nis­seur et que les mon­tants sont suf­fi­sam­ment éle­vés (si­non, vous pou­vez les pas­ser di­rec­te­ment en charges), vous pou­vez créer un compte pour le four­nis­seur. Le schéma est si­mi­laire à la fac­tu­ra­tion d’un client. Le four­nis­seur vous en­voie une fac­ture, vous l’en­re­gis­trez et cré­di­tez le compte du four­nis­seur et dé­bi­tez le compte de charge cor­res­pon­dant. Au paie­ment, vous dé­bi­tez le four­nis­seur et cré­di­tez le compte en banque. Par exemple, pour un ser­veur dé­dié en Al­le­magne (pas de TVA) :

Au paie­ment de la facture :

Frais bancaires#

Tous les mois, la banque va vous adres­ser une fac­ture pour ses ser­vices. C’est gé­né­ra­le­ment plus salé que lorsqu’on est un par­ti­cu­lier. Per­sonne ne sait trop bien pourquoi.

Paiement de la TVA#

Une fois par tri­mestre, il va fal­loir ver­ser un ac­compte sur la TVA col­lec­tée pour l’État. On en pro­fite aussi pour se faire rem­bour­ser la TVA dé­duc­tible. Il semble d’usage de pas­ser par deux écri­tures comp­tables qui ont gé­né­ra­le­ment lieu en même temps :

Le ré­gle­ment se fait en ligne sur le site des im­pôts. Il y a deux cases à remplir :

• la base hors taxe des opé­ra­tions im­po­sables pour la TVA à 19,6 % (12 755 € dans notre cas pour ar­ri­ver à une TVA de 2500 €),
• la TVA dé­duc­tible sur les fac­tures de 100 €.

En fin d’an­née, il y a un for­mu­laire sup­plé­men­taire pour ré­gu­la­ri­ser la si­tua­tion. Il me semble plus simple de tou­jours payer exac­te­ment ce qu’il faut sur les ac­comptes. Cela ne vous dis­pense pas de rem­plir le for­mu­laire adéquat.

Rémunération du gérant#

De temps en temps, il est pos­sible de vous ver­ser une ré­mu­né­ra­tion. Le ver­se­ment est net. Il fau­dra payer des co­ti­sa­tions URSSAF et RSI par la suite. Il ne s’agit pas d’un salaire.

Cotisations URSSAF & RSI#

Lorsque vous payez vos co­ti­sa­tions URSSAF et RSI, vous de­vez ob­te­nir un reçu in­di­quant la ré­par­ti­tion des mon­tants. Voici par exemple com­ment ré­gler la pre­mière co­ti­sa­tion for­fai­taire de 448 € pour l’URSSAF :

Opérations de fin d’exercice#

Les opé­ra­tions cou­rantes sont re­la­ti­ve­ment simples à ap­pré­hen­der après les pre­miers mois. Les opé­ra­tions de fin d’exer­cice sont par contre beau­coup plus com­plexes. Je vous conseille­rais plu­tôt de prendre un comp­table pour cette par­tie. Ce qui suit est à prendre avec des pin­cettes : per­sonne n’est venu vé­ri­fier la va­li­dité de ma comp­tabilité.

Toutes les écri­tures sont à pas­ser à la date du der­nier jour de l’exer­cice. Elles doivent nor­ma­le­ment ré­gu­la­ri­ser les écri­tures concer­nant l’exer­cice passé. On y trouve :

• ré­gu­la­ri­sa­tion du compte ban­caire avec le re­levé bancaire ;
• ré­gu­la­ri­sa­tion des charges et des produits.

Les charges (ou les pro­duits) qui sont à che­val sur deux exer­cices (comme le ré­gle­ment d’une prime d’as­su­rance, un abon­ne­ment de trois mois, …) doivent faire l’ob­jet d’une écri­ture pour charges consta­tées d’avance. Dans le cas d’une pe­tite en­tre­prise, il semble que l’exer­cice soit op­tion­nel si les sommes mises en jeu sont faibles.

Il existe d’autres écri­tures mais qui ne nous concernent pas s’il n’y a pas eu d’écri­tures cor­res­pon­dantes dans l’an­née passée :

• ré­gu­la­ri­sa­tion des stocks ;
• ré­gu­la­ri­sa­tion des im­mo­bi­li­sations ;
• ré­gu­la­ri­sa­tion des pla­cements ;
• ré­gu­la­ri­sa­tion des amor­tis­sements ;
• ré­gu­la­ri­sa­tion des dé­pré­ciations ;
• ré­gu­la­ri­sa­tion des pro­visions.

Provisions pour rémunération#

C’est aussi le bon mo­ment pour dé­ci­der de com­plé­ter votre ré­mu­né­ra­tion. En ef­fet, le bé­né­fice de l’en­tre­prise peut être dis­tri­buée en ré­mu­né­ra­tions (sou­mises à l’IR) ou en di­vi­dendes. Dans le se­cond cas, la somme des­ti­née à cet ef­fet sera d’abord sou­mise à l’im­pôt sur les so­cié­tés. Le cal­cul peut être ef­fec­tué via un si­mu­la­teur. Les di­vi­dendes étant taxés comme des re­ve­nus à par­tir de 2013 pour la part dé­pas­sant les 10 % du ca­pi­tal de la so­ciété, il n’est pas très in­té­res­sant de se ver­ser des di­videndes.

Si vous vou­lez com­plé­ter votre ré­mu­né­ra­tion de 10 000 €, il suf­fi­rait de pas­ser l’écri­ture sui­vante au der­nier jour de l’exercice :

Il fau­dra alors en­suite pro­vi­sion­ner les charges cor­res­pondantes.

Provisions pour charges sociales#

Il est pos­sible de pro­vi­sion­ner les sommes qui se­ront de­man­dées par les dif­fé­rents or­ga­nismes so­ciaux (URSSAF, CIPAV, RSI) et de les dé­duire du ré­sul­tat. Il faut donc dé­ter­mi­ner une ap­proxi­ma­tion des co­ti­sa­tions qui se­ront ré­cla­mées à l’aide d’un des nom­breux si­mu­la­teurs que l’on trouve sur le web. En­suite, l’écri­ture semble être la suivante³ :

Pour chaque paie­ment, il fau­dra dé­bi­ter le compte 43 au lieu des comptes 645 et 63. Par exemple, pour les co­ti­sa­tions URSSAF, on ferait :

Si la pro­vi­sion s’avère trop im­por­tante en fin d’an­née sui­vante, il fau­dra af­fec­ter le sur­plus au compte 787.

Clôture des comptes#

Une fois les ré­gu­la­ri­sa­tions ef­fec­tuées, on passe aux tra­vaux de clô­ture et de ré­ou­ver­ture des comptes. Il s’agit de sol­der tous les comptes de charges (dont le nu­méro com­mence par 6) et de pro­duits (dont le nu­méro com­mence par 7). Sol­der si­gni­fie mettre la ba­lance du compte à zéro.

Si le compte 709 est dé­bi­teur, il faut le sol­der ma­nuel­le­ment dans un autre compte (le 706 par exemple). Si les comptes 609, 619 ou 629 sont cré­di­teurs, il faut les sol­der avec l’un des voi­sins (par exemple, 6063, 6181 et 6251). Ces comptes sont par­ti­cu­liers car ils fonc­tionnent dans le sens in­verse des comptes de la même ca­tégorie.

Vient en­suite la clô­ture pro­pre­ment dite. GnuCash dis­pose d’une fonc­tion pour vous ai­der à la réa­li­ser. Dans le menu « Ou­tils », choi­sir la fonc­tion « Clô­tu­rer le livre ». In­di­quer la date de clô­ture (der­nier jour de l’exer­cice) et les comptes à uti­li­ser pour les re­ve­nus et les dé­penses. Dans le cadre du sys­tème abrégé, il s’agit du compte 12. On ob­tient l’écri­ture suivante :

On se re­trouve avec un ré­sul­tat bé­né­fi­ciaire de 18 700 €.

Pour la ré­ou­ver­ture des comptes, il était d’usage d’uti­li­ser des livres pa­piers dif­fé­rents pour chaque exer­cice. Cer­tains pré­co­nisent de faire de même en re­par­tant de zéro pour le nou­vel exer­cice. J’ai per­son­nel­le­ment choisi de gar­der tous les exer­cices dans un seul fi­chier GnuCash. Cela dis­pense de fas­ti­dieuses écri­tures de bilan.

Calcul de l’impôt sur les sociétés#

Le bé­né­fice per­met de cal­cu­ler l’im­pôt dû pour l’exer­cice pré­cé­dent. Sur le bé­né­fice cal­culé pré­cé­dem­ment, l’im­pôt dû est de 15 % pour la par­tie in­fé­rieure à 38 120 € et de 33,3 % pour le reste. Dans notre exemple, l’im­pôt dû est donc de 2 805 €.

Avec cette in­for­ma­tion, vous pou­vez re­ve­nir quelques étapes en ar­rière en an­nu­lant la clô­ture des comptes (il suf­fit d’ef­fa­cer les deux écri­tures) et en ajus­tant la pro­vi­sion pour ré­mu­né­ra­tion. Dans le cas contraire, vous pour­rez tou­jours ré­cu­pé­rer le ré­sul­tat en di­vi­dendes mais l’im­po­si­tion est plu­tôt pro­hibitive.

Une fois que votre cal­cul est dé­fi­ni­tif, il faut pas­ser l’écri­ture suivante :

Puis clô­tu­rer de nou­veau le compte 695⁴ :

Établissement du compte de résultat et du bilan#

Le compte de ré­sul­tat s’in­té­resse à ce qui s’est passé du­rant l’exer­cice au ni­veau des comptes de charges et de pro­duits. Le bi­lan donne une image des autres comptes au der­nier jour de l’exercice.

Le plan comp­table gé­né­ral com­prend les mo­dèles adé­quats pour le compte de ré­sul­tat et le bi­lan. Il existe un no­tam­ment mo­dèle adapté au sys­tème abrégé. On peut aussi le trou­ver sous un for­mat ex­ploi­table par un ta­bleur. Mal­heu­reu­se­ment, il n’y a pas la cor­res­pon­dance entre les di­verses cases à rem­plir et les nu­mé­ros de comptes.

Le compte de ré­sul­tat est as­sez simple à rem­plir. Toutes les in­for­ma­tions né­ces­saires sont dans les écri­tures de clô­ture (celles vers le compte 12). Il suf­fit donc de les ins­pec­ter et de les ven­ti­ler dans les cases ap­propriées.

J’ai re­porté la ven­ti­la­tion que j’ai adop­tée dans un mo­dèle de compte de ré­sul­tat (sources). Une fois le to­tal ef­fec­tué, on en cal­cule la dif­fé­rence et on a le re­porte soit sur la ligne « solde cré­di­teur » (en cas de bé­né­fices), soit sur la ligne « solde dé­bi­teur » (en cas de pertes). Cette dif­fé­rence doit être le solde du compte 12. Les to­taux gé­né­raux sont alors équilibrés.

Le bi­lan est un peu plus dé­li­cat pour deux raisons :

• les comptes de tiers (4xx) mé­langent à la fois l’ac­tif et le passif
• les amor­tis­se­ments et les pro­vi­sions doivent être dé­duits de l’actif

Le se­cond point est pour moi tout théo­rique car je n’ai ni amor­tis­se­ment, ni pro­vi­sion. Le pre­mier point est plus pro­blé­ma­tique et il fau­dra donc faire at­ten­tion à bien comp­ta­bi­li­ser les créances des tiers au ni­veau de l’ac­tif et vos dettes au ni­veau du pas­sif. J’ai in­di­qué la dif­fi­culté dans mon mo­dèle de bi­lan par une étoile.

Pour éta­blir le bi­lan, GnuCash peut nous ai­der en de­man­dant dans le menu « Rap­ports » l’éta­blis­se­ment du bi­lan. Il convient en­suite de ven­ti­ler at­ten­ti­ve­ment. Si tout se passe bien, les to­taux gé­né­raux s’équi­librent.

Affectation du résultat#

Une fois le bé­né­fice cor­rec­te­ment cal­culé, le bi­lan dressé et le compte de ré­sul­tat éta­bli, il est pos­sible d’af­fec­ter le ré­sul­tat si ce­lui-ci est cré­diteur⁵ :

• le ré­sul­tat est di­mi­nué du re­port à nou­veau de l’exer­cice pré­cé­dent s’il est débiteur ;
• si la ré­serve lé­gale n’est pas égale à au moins 10 % du ca­pi­tal so­cial to­tal, 5 % du ré­sul­tat res­tant sont af­fec­tés à celle-ci ;
• le ré­sul­tat est aug­menté du re­port à nou­veau de l’exer­cice pré­cé­dent s’il est créditeur ;
• le ré­sul­tat peut alors être dis­tri­bué sous forme de di­vi­dendes s’il reste créditeur ;
• le reste du ré­sul­tat est cré­dité au compte du re­port à nou­veau (11).

Sa­chant qu’il est dé­sor­mais pro­hi­bi­tif de se dis­tri­buer le ré­sul­tat en di­vi­dendes en France (au-delà de la li­mite de 10 % du ca­pi­tal so­cial), il est donc peu in­té­res­sant d’avoir un ré­sul­tat im­por­tant. Voici un exemple de dis­tri­bu­tion dans le cas où la ré­serve lé­gale n’existe pas encore :

Ces tran­sac­tions sont da­tées au 31 dé­cembre 2012. Lors du paie­ment ef­fec­tif des di­vi­dendes, il fau­dra pen­ser à re­ti­rer les pré­lè­ve­ments so­ciaux (15,5 % pour 2013) et les cré­di­ter sur le compte 442 ou 447. Il y a éga­le­ment une re­te­nue à la source pour l’IRPP (21 % pour 2013) qu’il faut éga­le­ment re­ti­rer du brut et cré­di­ter sur le compte 442 ou 447. En­fin, sous quinze jours, il faut rem­plir et trans­mettre le for­mu­laire 2777-D ainsi que le paie­ment cor­res­pon­dant. Lors de la dé­cla­ra­tion de l’IRPP, le pré­lè­ve­ment déjà ef­fec­tué à la source de­vra être déduit.

Déclaration de l’IS#

L’épreuve fi­nale est dé­sor­mais la dé­cla­ra­tion de ré­sul­tats au­près des im­pôts. Dans l’op­tique de faire sup­por­ter les coûts de dé­cla­ra­tion au contri­buable, l’ad­mi­nis­tra­tion im­pose dé­sor­mais une té­lé­trans­mis­sion au for­mat EDI via un par­te­naire tiers⁶ qu’il vous fau­dra ré­tri­buer. Comp­tez en­vi­ron 200 €.

L’in­ter­mé­diaire peut de­man­der les ba­lances sous un cer­tain for­mat. Dans mon cas, il est pos­sible de four­nir les ba­lances au for­mat CSV. Mal­heu­reu­se­ment, GnuCash n’est pas par­ti­cu­liè­re­ment brillant dans ce do­maine. Il existe une en­trée dans la FAQ à ce su­jet, mais cela consiste gé­né­ra­le­ment à ef­fec­tuer des ma­ni­pu­la­tions complexes.

J’ai sim­ple­ment for­maté ma­nuel­le­ment la ba­lance dans un fi­chier CSV. Il s’agit plus ou moins de re­faire une nou­velle fois son bi­lan car il faut don­ner les détails :

1. Re­co­pier le dé­tail du compte de ré­sul­tat en s’ai­dant sim­ple­ment des écri­tures des comptes de charges et de pro­duits vers le compte 12.
2. Re­co­pier l’état des autres comptes tels qu’ils étaient avant l’écri­ture comp­table de l’af­fec­ta­tion du ré­sul­tat. Ne pas re­co­pier le compte 12 (si­non, il n’y a pas équilibre).
3. In­clure l’écri­ture comp­table du compte 695 vers le compte 444.

La ba­lance est nor­ma­le­ment équi­li­brée et le lo­gi­ciel de sai­sie re­trouve le même ré­sul­tat comptable.

Il reste en­suite à com­plé­ter cor­rec­te­ment les 11 for­mu­laires de dé­cla­ra­tion. Chaque case peut faire l’ob­jet d’une re­cherche ap­pro­fon­die sur le su­jet. Par exemple, sur le for­mu­laire 2033-B, faut-il re­por­ter les charges so­ciales dans la case 380 ? Il semble que dans le cas d’une EURL à l’IS, il n’y a pas d’ex­ploi­tant et il faut donc lais­ser cette case vide, mal­gré la re­marque at­ta­chée à la case 252.

Bref, un comp­table sera d’une grande aide.